職位名稱： 綜合助理
職位概述：綜合助理是一位積極主動、高度組織化且為西芒杜項目部提供廣泛而關鍵的行政、運營和後勤支持。該職位是確保團隊高效運轉

、信息暢通和日常事務順暢處理的核心樞紐。綜合助理需要出色的溝通能力
、解決問題的能力、保密性和處理多項任務的能力

，同時展現出高度的專業素養和客戶服務意識。
核心職責：一、行政支持：
1. 高效管理項目的日程安排、日曆
、會議和差旅安排（包括機票、酒店
、簽證、交通預訂等）。處理日常信函、郵件、電話，篩選信息，確定優先級並作出初步回應或轉交。
2. 建立並維護高效的文件管理係統（電子和紙質）
，確保信息易於檢索和安全保密。
3. 處理日常辦公費用的報銷申請。
4. 安排
、協調和組織內部及外部會議（包括線上和線下）。
5. 預訂會議室，準備會議議程

，收集分發會議材料
，操作會議設備（投影儀
、視頻會議係統等）。
6. 準確記錄會議紀要
，跟蹤會議決議和行動項，並確保及時跟進。
7. 協助策劃和執行公司/部門活動
、團建
、培訓或客戶接待。
8. 溝通與信息樞紐：作為內部（部門間
、員工）和外部（客戶、供應商、訪客）溝通的重要聯絡點，提供專業
、友好的服務。
9. 準確傳達信息和指令
，確保信息在相關人員之間順暢流通。
10. 處理訪客接待

，營造專業和熱情的辦公室氛圍。
二、辦公室運營與後勤：
1. 管理辦公用品
、茶水間物資的采購、庫存和分發，確保及時補充。
2. 協調辦公設備的維護（打印機、複印機
、咖啡機等）。
3. 處理基本的IT支持請求或作為與IT部門的聯絡人（如新員工設備申請

、簡單故障報修）。
4. 負責日常郵件和快遞的收發與管理。
5. 維護辦公室公共區域的整潔、有序和良好運行狀態（可能需要與保潔等供應商協調）。
6. 協助新員工入職準備（工位安排、名牌、基本辦公用品發放引導等）。
三、其他職責：
1. 嚴格遵守公司的各項規章製度
，特別是保密要求。
2. 積極識別流程改進機會，提出提升效率的建議。
3. 處理上級交辦的其他臨時性
、突發性任務。
四
、任職要求：
1. 教育背景： 大專或以上學曆，文秘、行政管理、商務管理或相關專業優先。
2. 工作經驗： 1年以上行政助理、辦公室助理或相關崗位工作經驗。
3. 核心技能：熟練使用 Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) 是必須，熟悉其他辦公協作工具（如Teams, Zoom, Slack, 釘釘, 企業微信等）者優先。
4. 卓越的組織能力： 極強的多任務處理能力

、時間管理能力和優先級劃分能力，注重細節。
5. 出色的溝通能力： 優秀的書麵和口頭表達能力（中文流利，根據公司要求可能需要一定的英文能力）
，具備良好的傾聽和人際交往技巧。
6. 積極主動與解決問題能力： 能夠預見需求

，主動工作，並在指導下獨立解決問題。
7. 高度責任感與保密意識： 能夠處理敏感信息，具備極強的職業操守和保密性。
8. 客戶服務導向： 對內對外展現出專業、耐心
、樂於助人的服務態度。
9. 靈活性與適應性： 能夠適應快節奏、多變化的工作環境
，靈活應對各種任務。
10. 抗壓能力： 能在壓力下保持冷靜和高效工作。
11. 個人特質： 可靠、值得信賴、積極主動、細致嚴謹、團隊合作精神
、學習能力強。
五、工作時間、環境：
周一至周六，單休。
通常在辦公室環境工作，可能需要處理偶爾的加班或緊急任務。
六、薪酬福利：
五險一金、年終獎